Big Bang tecnologico? fatture di accompagnamento vs fattura elettronica

Sul tema, il 21 settembre si è svolto al Centro Congressi dell’Università di Parma un seminario (organizzato da BollicineCommunity) focalizzato sui modelli di business dei Grossisti Beverage Food. Essendo molto articolato, in questo spazio prenderemo in considerazione solo le così dette fatture di accompagnamento.

Pare proprio che le Aziende che contano su un rinvio dell’entrata in vigore della “fatturazione elettronica” dovranno rassegnarsi. E tutto sommato, a questo punto meglio affrontare questa rivoluzione copernicana, magari con l’auspicio che il 2019 venga considerato, dal punto di vista delle sanzioni, un anno di transizione e affinamento dei processi informatici. Vediamo, dunque, i principali impatti sui modelli di business.

Fatturazione, dematerializzazione e tempi d’invio

La fattura è il principale strumento di rappresentazione documentale di un’operazione commerciale, nonché il documento fondamentale ai fini del funzionamento pratico della disciplina Iva (rivalsa e detrazione). Ovviamente, è anche un documento probatorio per la tutela del diritto del credito. Proprio per questo (nulla cambia con la fattura elettronica), occorre conservare tutta la documentazione che ne garantisce l’autenticità e l’integrità. Ad esempio: contratti, ordini, documenti di trasporto, ecc.

Da gennaio del prossimo anno, ai fini fiscali, le fatture saranno considerate emesse solo se dematerializzate e fatte pervenire ai propri Clienti tramite il Servizio di Intermediazione (SdI) – predisposto dall’Agenzia delle Entrate – in formato elettronico (file XML). In difetto, scattano le sanzioni (art.6 D.Lgs. n. 471/1997, anche se la merce è stata consegnata con la “vecchia” fattura di accompagnamento o il DDT è stata fatturato con la “vecchia” fattura cartacea).

Durante l’incontro, che ha visto la partecipazione di oltre 200 operatori, la preoccupazione maggiore ha riguardato l’emissione e l’invio delle fatture di accompagnamento allo SdI: la norma specifica entro le ore 24 del giorno di effettuazione dell’operazione (fa fede la data della fattura). E’ noto, infatti, che l’iter: emissione della fattura, esecuzione della consegna, rientro automezzi, controllo e registrazione dei vuoti resi (addebiti e accrediti cauzionali – esente art. 15 – che concorrono al totale del documento) si possa concludere oltre le ore 24 del medesimo giorno. Per inciso, si consideri anche l’abitudine di stampare i documenti (assegnando data e numero progressivo) man mano che la merce è stata approntata per consentire la partenza di alcuni mezzi il giorno successivo prima dell’apertura degli uffici.

A queste preoccupazioni (che, sia ben chiaro, non appartengo al solo mondo dei Grossisti Beverage Food), l’Amministrazione finanziaria, nella circolare 2 luglio 2018, n. 13/E, risponde che, in una fase di prima applicazione, considerato anche il necessario adeguamento tecnologico, le fatture elettroniche, inviate al SdI con un minimo ritardo, non saranno soggette a sanzioni nel caso in cui l’invio non pregiudichi la corretta liquidazione dell’imposta.

figura 1

Stando così le cose, non sarà necessario modificare (o non per questo motivo) il modus operandiche caratterizza il ciclo attivo (vedi figura 1). In particolare, non occorrerà correre ai ripari sostituendo il documento di consegna “fattura di accompagnamento” con il DDT/BAM e passare alla fatturazione differita (cosa che spaventa la maggior parte dei grossisti, anche in relazione ai pagamenti alla consegna). O peggio, adottando la politica di addebito e accredito delle cauzioni sul documento della consegna successiva, al fine di rendere completamente formata la fattura al momento della stampa.

Per quanto riguarda la consegna, precisato che le nuove disposizioni sulla fattura elettronica mantengono inalterate le norme in essere sulla documentazione di consegna e i tempi di fatturazione, l’orientamento dei Grossisti è di mantenere quella in uso (vale la pena segnalare che, anche se molte aziende sono passate ai fogli A4, non mancano quelle che continuano a utilizzare i moduli XABD con le stampanti ad aghi). Ribadisco: questi documenti non perdono il loro valore probatorio (e proprio per questo, come si è detto, vanno conservati), ma non sono più rilevanti ai fini tributari (IVA).

PDF

Nell’intenzione del legislatore, il passaggio alla fattura elettronica (più in generale alla dematerializzazione dei documenti) rappresenta:

  1. Lo strumento per contrastare l’evasione fiscale (che ha raggiunto valori inauditi)
  2. l’opportunità per tutto il sistema Italia (incluso le PMI) di recuperare efficienza ed efficacia volte al miglioramento della qualità, dell’accessibilità e della fruibilità dei contenuti documentali.

Ad esempio, per quanto riguarda le imprese, l’automatizzazione dell’intero ciclo di approvvigionamento, incluso la registrazione delle fatture passive. E certamente lo sarà. Tuttavia, in questa prima fase, è difficile pensare che ciò possa avvenire per il solo fatto che in rete viaggiano i file XML. Occorre considerare che la struttura e il contenuto di questi file è si normato, ma una parte di informazioni sono  facoltative. Una volta stabilizzato il sistema, sarà pertanto necessario verificare la sistematica disponibilità di tutti i dati di dettaglio necessari all’approntamento degli automatismi. E nel frattempo?

L’orientamento (auspicato da tutti) è quello di “allegare” (o meglio incapsulare) al file XML la fattura nel formato PDF. In tal modo, il ricevente potrà in ogni caso controllarla (e registrarla “a mano”) come faceva in passato.

Bollicine Community

BollicineCommunity è impegnato da diversi anni nella digitalizzazione dei processi di business (presa ordine, picking, consegna, rientro dei mezzi). Nello specifico, la sua APP GeCo permette di gestire la resa vuoti (e pieni) e gli incassi, direttamente nel momento e nel luogo in cui questi fatti avvengono. In tal modo, i dati arrivano alla sede in tempo reale (l’avanzamento delle consegne può essere monitorato anche su Google Maps) e al rientro dei mezzi è sufficiente controllare i versamenti e i vuoti scaricati in piazzale. Com’è facile immaginare, questo processo permette di ridurre i carichi di lavoro e i tempi. Ma consente anche di valutare l’opportunità di consegnare con DDT ed emettere la fattura (includendo la firma del cliente) al momento dell’effettiva consegna (vedi figura 2). Soluzione, questa, che azzera la necessità di gestire gli accrediti per la merce rifiutata dal cliente o annullare le fatture per le consegne non effettuate.

La digitalizzazione dei processi e la dematerializzazione dei documenti sono cambiamenti che non riguardano solo l’utilizzo dei mezzi (email, PEC, firma digitale, validazione temporale, ecc.), ma più in generale la cultura aziendale (e, allargando la scala, quella del sistema Italia) e che, giustamente, spaventano i più. In effetti, non sempre cambiare significa migliorare, ma per migliorare bisogna cambiare (WinstonChurchill).

Il Convegno sul tema