DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI

idee per una diversa gestione dei vuoti a rendere

di Graziano Guazzi

La gestione degli imballi a rendere complica il mestiere del distributore di bevande, obbligandolo ad attività logistiche e amministrative il cui impatto sul margine di contribuzione è spesso sottovalutato. Da una ricerca, svolta da uno studente dell’Horeca Distech (2014), è risultato un costo di 0,42 Euro a documento (vedi Tabella 2 – calcolo costo documento), considerando la sola registrazione dei resi e degli incassi (trascurando tutto il resto: archiviazione e ricerca documenti, inventario dei vuoti rientrati, logistica, etc.). Indipendentemente dal grado di precisione di questo valore, è opportuno chiedersi se le odierne tecnologie possono portare vantaggi queste incombenze. Anticipo la risposta: certamente si. Vediamo il perché.

E’ ormai del tutto inutile mettersi a dissertare sulla Rete e quanto questa stia trasformando il mondo. Arrivo perciò al dunque; le parole chiave che molto presto arricchiranno il vocabolario di chi opera in azienda sono (come è avvenuto per il lemma PEC): dematerializzazione (dei documenti), firma digitale e marca temporale.

Dematerializzazione

La dematerializzazione è il processo, finalizzato alla distruzione della materialità, di conversione di un qualunque documento cartaceo in un formato digitale, fruibile con mezzi informatici.

Al contrario di quanto si possa credere, non è una novità. Si pensi alla fotografia digitale, esempio che non lascia dubbi su cosa sia la dematerializzazione (di un qualsiasi “scritto su carta”: giornali, fatture, registri, atti notarili, banconote, etc.) e sui vantaggi che può produrre. Tanto che con dematerializzazione vorrei alludere più ad un vero e proprio cambio di paradigma che al processo (o al suo risultato) in sé. Una rilevante discontinuità nella struttura dei rapporti interpersonali e sociali, le cui conseguenze sono al momento solo in parte evidenti: riduzione degli oneri di processo, maggiore trasparenza, maggiore velocità nel perfezionamento delle operazioni di cui il documento costituisce espressione, integrabilità con altre filiere cui esso è concatenato. Un esempio paradigmatico simile (e le conseguenze in termini di sviluppo della civiltà) è il passaggio dal baratto alla moneta e, più di recente, dalla moneta alla carta di credito. Questi esempi dovrebbero farci intuire a quali cambiamenti (nolenti o volenti) dovremo affrontare.

Alcuni dei benefici ottenibili con la dematerializzazione dei documenti sono:

  • risparmio con l’eliminazione di carta ed archivi
  • più tempo per il personale per svolgere altre attività più produttive
  • maggiore sicurezza sulle informazioni
  • ricerche semplici ed immediate
  • possibilità di consultazione del documento da parte di più persone contemporaneamente
  • fruibilità del documento in qualsiasi momento grazie a tablet e smart phone
Firma Digitale

Distruggere la materialità, significa distruggere la propria (e quella di terzi) firma. Che farsene di un documento digitale la cui firma non è certificabile?

La Firma digitale di un documento informatico si propone di soddisfare tre esigenze:

  1. che il destinatario possa verificare l’identità del mittente (autenticazione);
  2. che il mittente non possa disconoscere un documento da lui firmato (non ripudio);
  3. che il destinatario non possa inventarsi o modificare un documento firmato da qualcun altro (integrità).

Ne consegue che, a tutti gli effetti, la firma digitale sostituisce con la stessa valenza la firma autografa (fatta con la penna) posta su un documento.

Non è questa la sede (ne l’obiettivo) di entrare nei dettagli tecnologici. Ai fini del nostro discorso, è sufficiente rilevare che oggi è possibile firmare digitalmente i documenti senza l’utilizzo di specifiche apparecchiature. Tanto per capirci, direttamente con il cellulare o un PC. Questa oppurtintà è stata recentemente introdotta dai servizi di firma digitale remota, offeri da terze parti certificate dalle autorità competenti.

Marca Temporale

La Marca Temporale è un ulteriore servizio offerto da un Certificatore Accreditato, che permette di associare data e ora certe e legalmente valide ad un documento informatico, consentendo quindi di associare una validazione temporale opponibile a terzi.

PEC

La Posta Elettronica Certificata ha il medesimo valore legale della raccomandata con ricevuta di ritorno con attestazione dell’orario esatto di spedizione. Inoltre, il sistema di Posta Certificata, grazie ai protocolli di sicurezza utilizzati, è in grado di garantire la certezza del contenuto non rendendo possibili modifiche al messaggio, sia per quanto riguarda i contenuti che eventuali allegati.

Dematerializzazione del processo resa imballi

Chiariti i significati dei nuovi lemmi, possiamo suggerire la gestione della resa vuoti, pieni e incassi illustrata dalla Tabella e dalle figure.

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Nella tabella 1 ho trascurato le fasi di autenticazione della firma e della marca temporale.

La ragione è che a mio parere sono un falso problema. In effetti, le firme fino ad oggi raccolte sulla carta non sono che scarabocchi difficilmente opponibili. L’invio sistematico della PEC (ogni partita iva è obbligata ad averne una) è di per se un atto sufficiente e certamente più efficace.

D’altra parte, inserire i servizi di certificazione (firma e marca temporale) è solo una questione di scelta che, sul piano operativo, non produce differenze. La ragione è che questi servizi operano in trasparenza (a parte il loro costo che per la verità oggi è molto modesto).

Si consideri inoltre, che la materia e le soluzioni sono in continuo e rapido cammino verso la semplificazione. Finalmente, il principale sponsor di questo nuovo paradigma è l’Amministrazione Pubblica.

L’informatizzazione di questa parte del ciclo attivo, oltre ad eliminare la carta e tutte le attività amministrative che seguono la chiusura del giro consegna, consente di tracciare e raccogliere dati certi sulla sequenza delle consegne, i percorsi e gli orari degli scarichi. Dati necessari all’individuazione di eventuali sacche di inefficienza. E’ mia convinzione che tutti gli altri vantaggi non hanno bisogno di commenti.

Figura 1 - Consegna

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Figura 2 - Fine Giro

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Tabella 2 - Calcolo costo documento

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