Lo tsunami fatturazione elettronica è ormai alle spalle e, anche se il cielo non è ancora completamente azzurro, possiamo chiederci quali opportunità si prospettano all’orizzonte.

Vero è, almeno nella mia esperienza, che tutta la filiera fa ancora fatica a rinunciare alla “carta”, ma la direzione è tracciata. Come con il passaggio all’Euro i ragionamenti in Lire hanno avuto vita breve, così sarà per la Carta: siamo entrati nell’era delle dematerializzazione. Fare finta di niente è pericoloso: tant’è prenderne atto e valutare come trarne vantaggio, o almeno cominciare a ragionare.

Partiamo dal significato di dematerializzazione: attività informatica consistente nella realizzazione di qualsiasi documento esclusivamente – o prioritariamente – in un adeguato formato digitale, fruibile con mezzi informatici, finalizzata alla distruzione della materialità cartacea.
Da molti esperti, la dematerializzazione dei documenti è considerato il nuovo paradigma della società dell’informazione e rappresenta una rilevante discontinuità nella struttura dei rapporti interpersonali e sociali, le cui conseguenze sono al momento solo in parte evidenti: riduzione degli oneri di processo, maggiore trasparenza, maggiore velocità nel perfezionamento delle operazioni di cui il documento costituisce espressione, integrabilità con altre filiere cui esso è concatenato.

Sorpresa: questo processo è vecchio come l’umanità e darwinianamente inarrestabile. Alcuni esempi?

Prima, molto prima di oggi, contenitori di terracotta, contenenti tanti sassolini quanta la merce trasportata, fungevano da “bolle di accompagnamento”. Poi arrivarono la tavoletta e segni grafici, poi carta e penna. Oggi i file digitali.
Il telefono è un altro bell’esempio di dematerializzazione, anche in termini di vantaggi. Prima ci incontravamo di persona o si spedivano lettere, poi Antonio Meucci inventò il cosiddetto telettrofono, oltre – cosa meno nota – le bevande frizzanti (ma guarda un po’!).

Processo vecchio come il mondo, negli ultimi 50 anni la dematerializzazione sta procedendo alla velocità della luce. Testo, immagini, suoni, algoritmi (leggi i vecchi ingranaggi e meccanismi), sono parimenti incatenati in sequenze di zeri e uno, e la Rete annulla lo spazio. Si pensi agli scenari prospettati dall’avvento della tecnologia 5G, al così detto internet delle cose: dopo le persone, sempre connesse alla rete attraverso i dispositivi mobili, anche gli oggetti saranno connessi e questo li renderà intelligenti, aumenterà la loro competenza, e speriamo solo in parte, autonomia. Sono passati solo 35 anni: oggi l’Orwelliano fratello ha finalmente a disposizione i così detti big data (il mondo disincarnato in sequenze di zeri e uno). Oggi capiamo meglio (nel bene e nel male) il senso di frasi come: “la menzogna diventa verità e passa alla storia”, “Chi controlla il passato controlla il futuro: chi controlla il presente controlla il passato”, “l’informazione è energia e l’energia è potere”, “l’uomo costruisce le sue città e poi le città costruiscono l’uomo”, “pirateria informatica”, “guerra cibernetica”… Ma sto andando fuori tema. Toniamo all’oggi in azienda, ai quotidiani piccoli problemi; ai piccoli fogli di carta.

Forse è ancora presto (quanto?), ma non credo che ci siano dubbi: la carta sarà un mezzo di comunicazione (interno ed esterno) completamente inadeguato, quando non rifiutato. Sarebbe come voler vivere “i social” usando cartoline con il francobollo: tutti i processi aziendali dovranno prima (meglio!) o poi essere dematerializzati. Questa è la direzione: pena l’estinzione.

In effetti, è quello che gradualmente, ma con moto accelerato, sta succedendo anche nella comunità di Bollicine. Le aziende che non usano cellulari o tablet per la raccolta degli ordini ormai sono solo il 30%. Quelle che non li usano per il processo di consegna sono il 50%. Fanalino di coda l’area Comodati e la gestione documentale: sono davvero poche quelle che hanno meccanizzato i tecnici e utilizzano tecnologie per l’archiviazione dei documenti. Poiché le soluzioni di cui parlo sono ormai consolidate, a basso costo e sulla loro efficacia (gli esempi sono sotto gli occhi di tutti) non ci sono dubbi, c’è da chiedersi quali ragioni ostano la loro acquisizione.
Domanda che mi frulla in testa tutti i giorni e, credetimi, non solo perché è il mio business.

Continuo con i dubbiosi: non è forse auspicabile ricevere un ordine elettronico e andare in consegna con cellulare per registrare i vuoti, stornare la merce non ritirata, registrare i vuoti e l’eventuale incasso, prendere la firma, fotografare un eventuale problema, formare la fattura elettronica e trasmettere il tutto seduta stante alla Sede e al Cliente?
Quanto tempo potrebbe essere recuperato a favore di attività più importanti? Quante note di accredito si eliminerebbero?
Poter accedere ai documenti con la stessa facilità con la quale richiamate le foto sui cellulari non sarebbe forse desiderabile?
Disporre di dati quali i percorsi, i km, i tempi e su Google Maps verificare l’avanzamento delle consegne non sarebbe utile ad individuare sacche di inefficienza nelle consegne?
Predisporre l’invio automatico di un messaggio che avvisi il Cliente dell’imminente arrivo (o del ritardo) del consegnatario, non sarebbe un gesto di cura della relazione?

D’accordo: piccole cose rispetto alle problematiche di mercato ma cosa non vi convince? Perché pensate che possano aspettare? E nel caso, chi o cosa?
Gary Meehan (vedi La tecnologia al bar, su ww.italgrob.it), uno dei massimi esperti di processi tecnologici applicati al mondo dell`horeca paventa tre possibili pregiudizi, che paralizzano una seria analisi delle opportunità tecnologiche. Quello dello scetticismo (della serie: a cosa mi serve? Risposta implicita: a niente); quello dell’incompetenza (non ho nessuna idea di che cosa sia o a cosa serva); infine il vorrei ma non posso (non potrò mai permettermelo).
Per dirla con altre parole, il sospetto è che più spesso di quanto si creda sia agito, magari inconsapevolmente, il rifiuto sistematico di ciò che contrasta con la propria “storia, formazione ed esperienza”.

Concludo segnalandovi una interessante riflessione su questi argomenti: Ho.Re.Ca. 4.0, su www.italgrob.it, firmata SIC.