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Regolamento 178/2002 è lo strumento
attraverso il quale il legislatore ha
inteso armonizzare e razionalizzare
all’interno della Comunità Europea, a
difesa della salute pubblica, la
gestione delle crisi alimentari
stabilendo gli obblighi di tutta la
filiera che porta i prodotti “dalla
terra alla tavola”. In particolare, per
garantire la rintracciabilità degli
alimenti e facilitare l’eventuale ritiro
e richiamo di quelli a rischio,
prescrive che da gennaio 2005 tutti
gli operatori (incluso i Grossisti)
devono essere in grado di individuare
chi abbia fornito loro un alimento e a
chi lo hanno ceduto, attuando
specifici sistemi e procedure.
Inoltre,
chiunque (incluso i Grossisti) abbia un
fondato dubbio sulla conformità o sui
requisiti di sicurezza di un alimento,
ha la responsabilità e l’obbligo di
avviare immediatamente le procedure di
ritiro e richiamo, trasmettendo con
efficacia e accuratezza tutte le
informazioni utili sia all’A.S.L.
territoriale che agli anelli a monte e a
valle della filiera.
In
definitiva, prescrive che gli operatori
si facciano carico di garantire che
nelle imprese da essi controllati gli
alimenti o i mangimi soddisfino le
disposizioni della legislazione
alimentare.
Il
regolamento, precisando i suoi
obbiettivi, pone dunque inequivocabili
obblighi di risultato, ma lascia la
massima libertà individuale nella scelta
delle modalità e degli strumenti,
prescrivendo solo che siano efficaci ed
efficienti. In merito, da diversi mesi,
si sta discutendo su quali siano le
soluzioni migliori e quali quelle
minime.
Chiarito
che l’obbiettivo è conseguire un livello
elevato di tutela della salute pubblica,
e che il problema è la gestione
dell’informazione, e la sua trasmissione
lungo la filiera, uno dei punti più
controversi è se sia
necessario/opportuno tracciare il
“prodotto e il lotto” oppure sia
sufficiente tracciare il “prodotto”.
Come è facile immaginare, la differenza
non è di poco conto sia in termini di
risultati che di difficoltà operative.
La questione è ancora aperta. Per questa
ragione, soprattutto nella fase di start
up, verranno richieste e adottate
diverse soluzioni, anche se siamo
convinti che, in considerazione
dell’obbiettivo sanitario, alla fine
prevarrà su base volontaria la prima
opzione.
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Visto il Regolamento
Europeo 178/2002, viste le Linee Guida
trasmesse, il nostro software prevede
tre soluzioni.
La
prima attua una tracciabilità senza
alcun riferimento al lotto, mettendo a
disposizione le informazioni minime:
Fornitore/Cliente, Data e numero
documento, Trasportatore, Prodotto,
quantità. Per quanto concerne i Clienti
i Fornitori ed i Trasportatori, in
aggiunta alle ordinarie informazioni
anagrafiche, vengono gestiti una serie
di dati supplementari, espressamente
richiesti dalle Linee Guida per
facilitare l’individuazione e il
reperimento delle persone che hanno
sufficiente autorità per collaborare in
caso di crisi. Per il prodotto, oltre
alle ordinarie informazioni gestionali,
vengono gestiti il codice del produttore
(GITN) e altre informazioni descrittive
supplementari che ne facilitino
l’individuazione.
La
soluzione viene innestata sulla
contabilità di magazzino e quindi non
richiede nessuno sforzo operativo
supplementare e specifico, oltre
all’ordinaria e puntuale registrazione
ed emissione dei documenti di consegna.
Per
evitare la perdita dei dati in seguito
alle chiusure di magazzino, i dati
vengono replicati in uno specifico
archivio multi annuale. Va, infatti,
chiarito che tali dati devono restare a
disposizione per almeno sei mesi dalla
data di scadenza dei prodotti consegnati
ai clienti.
La soluzione prevede un programma di stampa che, dato un codice articolo
ed una data, permette di stampare tutti
i movimenti di entrata ed uscita secondo
i seguenti criteri di ordinamento (tutti
utili a gestire l’eventuale attività di
ritiro o richiamo):
-
Articolo,
Fornitore/Cliente, data, numero
documento
-
Cliente/Fornitore, Articolo, data,
numero documento
-
Articolo,
Data, numero documento,
Cliente/Fornitore
Il
tabulato riporterà oltre a tutti dati
anagrafici e i riferimenti per
contattare i fornitori ed i clienti, il
dettaglio delle quantità.
La
soluzione prevede inoltre la
possibilità, digitando manualmente i
dati, di allegare ai documenti di
consegna il dettaglio dei lotti
consegnati. Questo serve qualora la
consegna debba essere fatta a clienti
che ritirano la merce solo in presenza
di questo documento. Ad esempio altri
Grossisti e la Grande Distribuzione.
Va
precisato che in alcune situazioni e
realtà, un limite di questa soluzione
potrebbe essere l’inefficienza, e
quindi gli organi di controllo, in certi
casi, potrebbero prescriverne un
miglioramento a vantaggio del
consumatore ma anche della stessa
impresa. In effetti, se l’azienda opera
con diverse centinaia o migliaia di
clienti, non essendo stato tracciato il
lotto e/o la scadenza, l’elenco dei
Clienti potrebbe risultare molto lungo
(al limite tutti i clienti) e quindi
l’attività di comunicazione e verifica
ed eventualmente di richiamo
particolarmente impegnativa anche in
termini di tempo. Va anche considerato
che i danni e le difficoltà operative
introdotti dai sistemi inefficienti non
si limitano al ritiro di tutto il
prodotto a prescindere dalla partita non
conforme ai requisiti di sicurezza. Il
rischio maggiore è che per
incompatibilità con i tempi di gestione
degli allerta si debba ricorrere alla
procedura di richiamo. La differenza
è sostanziale: il ritiro viene gestito
senza il coinvolgimento del consumatore,
il richiamo è invece un allarme pubblico
gestito tramite la pubblicazione sui
media, con pesanti conseguenze per il
marchio e la psicologia dei consumatori.
Infine,
qualora la merce fosse acquistata da
diversi fornitori, il sistema non sarà
in grado di ricondurre i bancali in
giacenza e ritirati dal mercato ai
fornitori da cui sono stati
effettivamente acquistati.
La
seconda soluzione è più efficiente
in quanto traccia il tempo di vita di
ogni bancale. In pratica, il bancale
viene preso in carico registrando l’SSCC
e/o i lotti e le date di scadenza
(presenti sul documento di consegna e/o
sui bancali). Occorre poi registrare la
data della sua apertura per la messa in
vendita (abbassamento al picking) e la
data della sua chiusura (bancale vuoto).
La prima operazione può essere
contestuale all’entrata. Nel valutare la
fattibilità della soluzione, occorre
considerare che queste due attività sono
nuove ed in aggiunta alle ordinarie
attività di registrazione/emissione
documenti di uscita. Tuttavia deve
essere considerato che tracciare
l’apertura e la chiusura dei bancali è
di gran lunga meno impegnativo che
tracciare le singole consegne ai
clienti, e porta, rispetto alla
soluzione 1, indubbi vantaggi. In
effetti, in base alle Linee Guida sarà
molto improbabile che tale soluzione
venga considerata inefficiente perché
l’elenco dei clienti (simile al
precedente) presso i quali attivare le
procedure di verifica si riduce a quelli
che hanno acquistato il prodotto nel
periodo di vita dei bancali contenenti i
lotti/scadenze a rischio.
L’apertura e la chiusura dei bancali può
essere registrata manualmente o
attraverso l’utilizzo di lettori di
bar-code.
Infine,
la terza soluzione prevede di
tracciare, con l’uso di terminalini
portatili in radiofrequenza (RF),
prodotto-lotto-scadenza registrando
puntualmente tutti i movimenti: entrate,
uscite, resi clienti e fornitori,
movimenti interni e tentata vendita. Ad
ogni entrata di un prodotto viene
assegnato un codice interno a cui sono
associate tutte le informazioni
rilevanti per la tracciabilità:
fornitore, documento di consegna, lotto
e scadenza. Se è presente, l’SSCC può
assumere la funzione del codice interno.
La tracciatura puntuale -
prodotto-lotto-cliente - delle vendite
viene attuata leggendo il codice interno
da cui si preleva la merce. Da quanto
appena detto risulta chiaro che non è
possibile prelevare un prodotto se prima
non gli è stato assegnato un codice
interno. Per rendere disponibile un
prodotto alla vendita il più presto
possibile, abbiamo reso indipendente la
presa in carico della merce, con
assegnazione del codice interno, fatta
col terminalino RF, dalla registrazione
amministrativa della bolla di consegna che può avvenire anche molto tempo dopo. Poiché questa
soluzione prevede l’uso di terminalini
RF che sono collegati in tempo reale col
server centrale, se ne possono sfruttare
le capacità per migliorare in generale
la logistica. Se si mappa il magazzino
definendo quali sono le ubicazioni
disponibili e fornendone le coordinate
(corsia, scaffale, piano e colonna), il
sistema è in grado di proporre una
sequenza di prelievo ottimizzata secondo
vari criteri di efficienza (ubicazione,
FIFO, data scadenza, ecc…). Altre utili
funzionalità disponibili sono: controllo
del prelievo a fronte dell’ordine con
segnalazione se si preleva un articolo
non in ordine o per una quantità diversa
dall’ordine (analogamente anche per le
entrate); gestione degli articoli a peso
in termini di numero e peso con
possibilità quindi di calcolare
esattamente eventuali cali peso;
allineamento automatico dell’ordine al
prelievo, in particolare per i pesi;
creazione automatica dell’ordine da
terminalino RF; gestione abbassamenti
con richiesta automatica quando la
giacenza dell’ubicazione di picking va
al di sotto di un valore predefinito;
gestione della giacenza per singola
ubicazione; segnalazioni e report per
articoli in scadenza con indicazione
dell’ubicazione interessata; inventario
per lotto.
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Va
precisato un aspetto che pochi
sospettano: non è sufficiente attuare
una soluzione, ma bisogna anche
documentarla attraverso la tenuta di
un manuale interno, che la “giustifica”
e la “descrive” chiarendo il proprio
contesto operativo e dichiarando quali
sono i presupposti, i criteri di
valutazione del rischio e le procedure
utilizzate per la tracciatura dei
movimenti di entrata e uscita e la
gestione degli allerta. Questo perché,
durante un’ordinaria visita ispettiva,
tesa a verificare non tanto
l’adempimento formale, quanto il
rispetto dell’obbligo del risultato,
l’azienda è tenuta a dimostrare le sue
capacità a rintracciare. Questo
anche in assenza di una crisi, ma in
presenza di una semplice richiesta di
simulazione “di ritiro di un lotto”,”.
Per
questa ragione, per tutte le soluzioni,
prevediamo la stesura di un documento
programmatico, personalizzato e calato
in ogni singola realtà aziendale
(redatto con il contributo di uno studio
legale specializzato nel settore
agro-alimentare) da conservare e
mostrare alle autorità competenti. Tale
documento oltre a descrivere
dettagliatamente le soluzioni, entrerà
in merito alle procedure di allarme e
conterrà tutti i riferimenti anagrafici
interni ed esterni con le rispettive
responsabilità e competenze.
In tutti
i casi è previsto anche un test di
simulazione.
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