L’azienda senza un sistema di reporting è letteralmente “cieca” ed è meno banale di quanto si possa credere sostenere che per “vedere” occorrono “occhi informatici” che non costituiscano a loro volta un elemento di criticità, ma che al contrario agevolino tutte le attività di processo e controllo, che parlando del Credit Management sono: prevenzione, allerta, collection, analisi dei risultati puntuali e delle tendenze, riunioni correttive, etc.
Mi pongo l’obiettivo di illustrare i principali requisiti ai quali dovrebbe rispondere un qualunque sistema di reporting.
Gli esempi sono mirati ad una delle problematiche fondamentali per tutte le Aziende: gli strumenti operativi e di analisi per la gestione del credito.
Congruenza semantica
L’utilizzo delle informazioni ha come presupposto la risposta alle seguenti domande:
– di quali informazioni hanno bisogno le persone e quali devono fornire?
– siamo sicuri che i termini aziendali quali: “saldo”, “rischio”, “DSO”, “margine di contribuzione”, “scaduto”, “scaduto grave”, “giorni di ritardo”, “giorni di incasso”, etc., abbiano nelle comunicazioni inter/intra aziendali esattamente lo stesso significato?
È evidente che, quando si parla di analisi, a queste “parole” corrispondono precise formule di calcolo che devono essere condivise.
Ovvietà? Dovete credermi: capita spesso di constatare all’interno della stessa azienda l’utilizzo (inconsapevole) delle stesse parole, intendendo criteri di calcolo non identici.
Qui e ora
Ai fini di una decisione, molto spesso l’informazione deve sottostare alla regola del “qui e ora”.
“Ora”: ocorrono dati aggiornati in “tempo reale”, ossia all’ultima transazione registrata; ad esempio, avere il “saldo” del cliente aggiornato al giorno prima potrebbe essere fuorviante per il controllo del fido.
“Qui”: non c’è il tempo per girare per l’azienda, ma neppure per i “menu” delle procedure informatiche. Ad esempio, se si sta registrando un ordine del cliente, deve essere possibile accedere a tutte le informazioni che lo riguardano senza uscire dal contesto, procedendo per approfondimenti successivi (= navigazione).
Velocità di risposta
Nella maggior parte dei contesti interattivi, la risposta deve essere pressoché immediata; l’attesa superiore a qualche secondo potrebbe pregiudicare la fruibilità del sistema. Per le stampe i tempi possono arrivare a qualche minuto, non di più.
Sincronia
Soprattutto se le informazioni sono correlate, è indispensabile che risultino aggiornate alla stessa unità di tempo; ad esempio, utilizzare il “saldo” aggiornato al tempo T1 e i “giorni di ritardo” al tempo T2 e fatturato al tempo T3 produce, se non una falsa informazione, certamente confusione.
Ripetibilità (retrodatazione)
A parità di contesto, una interrogazione fatta in tempi diversi, deve dare lo stesso risultato; ad esempio, non è accettabile che, dopo aver chiuso un periodo, l’analisi del fatturato e dell’incassato fatta in tempi diversi, ma in riferimento allo stesso periodo, dia risultati diversi. In altre parole, come si è detto è necessario disporre di informazioni in tempo reale, ma anche ad esempio, poter rieseguire un report ad una data, ignorando tutto quello che è stato registrato successivamente. Il che, non è banale.
Flessibilità
Intendo la capacità di ogni report, implementato a scopi precisi e finiti, di usare filtri tematici per rispondere a domande precise (focus dell’analisi). Ad esempio: analizzare “l’e¬spo¬sizione dei soli clienti con (filtro1) grado di rischio alto e che (Filtro 2) hanno sospeso i pagamenti da maggio dell’anno scorso”.
Come è facile immaginare, un tabulato non filtrato deve essere faticosamente “spulciato” dall’utente per focalizzare i dati di suo interesse, magari incrociando report diversi. Altra cosa, dal disporre un report “finito”. Vista l’importanza dell’uso dei filtri, è singolare scoprire che spesso nei sistemi gestionali sono poco sviluppati.
Conclusione
Quanto detto potrebbe apparire, scontato. Tuttavia non è così: capita molto spesso di riscontare sistemi di reporting poco fruibili per le seguenti ragioni:
– esigenze informative confuse;
– inadeguate fonti dati;
– utilizzo di sistemi software diversi;
– implementazione di parti nuove, trascurando la revisione delle (e/o la congruenza con le) parti vecchie.
– sistemi gestionali inadeguati alle esigenze informative (ad esempio, non in grado di gestire alcune informazioni);
– incapacità del sistema informativo di retrodatare i report, ossia eseguire i calcoli ignorando i fatti accaduti da una certa data in poi;
– limitazioni: ai filtri;
– scarse capacità di navigabilità, di dettaglio e di sintesi;
– informazioni interdipendenti frammentate su più report e/o discordanti nei valori;
– layout inadeguati;
– cronica e diffusa lentezza.
Se avete un po’ di tempo, potete rendervi conto delle difficoltà che ho descritto provando ad eseguire un test sul vostro sistema gestionale.
Chi fosse interessato, può richiedere al seguente indirizzo g.guazzi@bollicine.it una copia omaggio (+ spese di spedizione) del MANUALE DEL CREDIT MANAGER CANALI DISTRIBUTIVI FUORI CASA (fino ad esaurimento scorte). Il volume, tra gli altri argomenti, fornisce numerosi esempi di reportistica operativa e direzionale dedicata alla gestione del credito.
TEST PER IL VOSTRO SISTEMA DI REPORTING
è in grado si rispondere alle seguenti richieste?
(vedi significato dei termini)
1. Esposizione clienti per agente dei soli clienti:
a. fermi da 12 mesi;
b. il cui flusso di incasso è cessato dal 6 mesi;
2. Ageing dello scaduto: calcolato alla fine della settimana scorsa (ossia ignorando fatture, consegne, ordini e incassi successivi), in ordine decrescente, dei soli clienti:
a. con grado di rischio inaccettabile o alto;
b. che concorrono a formare il 70% del totale, secondo la logica di classificazione ABC;
3. Come prima ma aggiungendo il seguente filtro: escludi le partite passate al legale o sospese.
4. Ageing delle partite incassate nel mese scorso, suddivise per Agente:
a. dei soli clienti fermi da sei mesi.
5. Ageing delle partite incassate nel mese scorso, suddivise per Agente:
a. dei soli clienti con Blocco Amministravo.
6. Clienti fuori fido per agente, in ordine decrescente di scaduto:
a. Dei soli clienti con “grado di rischio” Insostenibile o Alto.
7. Quali sono i clienti che andranno Fuori fido tra 7 giorni?
8. Analisi DSO e BDSO per Agente alla fine del mese scorso
9. Analisi comparata fatturato e credito con dettaglio ultimi 12 mesi (righe), dei seguenti dati (colonne): fatturato mese, incassato mese, insoluti mese, fatturato ultimi 12 mesi, incassato ultimi 12 mesi, dilazione pesata rispetto alla data della fattura, dilazione pesata rispetto alla data della scadenza, indice di rotazione, saldo dell’esposizione a fine mese, saldo dello scaduto a fine mese, giorni pesati di ritardo rispetto alla data fattura, giorni medi di ritardo rispetto alla data scadenza, saldo delle partite sospese, saldo delle partite dal legale, DSO e BDSO.
SIGNIFICATO DEI TERMINI
• Per Grado di Rischio si intente il rating assegnato al Cliente secondo criteri interni (basati sulla storia) o informazioni fornite dalle agenzie (esempio Cribis, Cerved).
• Il Blocco Amministrativo è una causale (o stato) assegnata ai Clienti per i quali viene sospesa la consegna della merce.
• Le Partite passate al legale o sospese sono quelle che per il momento non sono più di competenza del Credit Manager.
• per Esposizione si intende la somma di: saldo cliente, effetti in circolazione, assegni in circolazione, fatture da contabilizzare, bolle da fatturare, ordini da consegnare.
• per Ageing dello scaduto si intende la classificazione temporale del credito, in base alle seguenti fasce in giorni di ritardo: 30, 60, 90, 120, 150, 180, oltre.
• per Ageing delle patite incassate si intende la classificazione temporale dello scaduto incassato, in base alle seguenti fasce in giorni: 30, 60, 90, 120, 150, 180, oltre.
• I Clienti fori fido sono quelli il cui scaduto ha superato i limiti prestabiliti, che possono essere assegnati in base ai seguenti elementi: Importo massimo, Massimo numero di giorni di ritardo, Massimo numero di partite scadute.
• I Clienti fermi sono quelli che hanno cessato di acquistare a partire da una certa data.
• DSO (Days Sales Outstanding) e BDSO (Best Days Sales Outstanding), media incassi calcolata rispettivamente sullo scoperto e sullo scoperto ignorando lo scaduto.
