Come ridurre i costi della gestione imballi
Quanto costa la resa vuoti?
- Per tentare una risposta, in seno ad un progetto di stage del corso Ho.Re.Ca Distech (2014), è stato fatto uno studio mirato a mappare i diversi modelli e i costi che ne conseguono.
- Il primo risultato notevole è che Il confronto tra i dati percepiti e quelli reali dimostrauna generale sottostima dei tempi impiegati.
- Il tempo medio necessario per gestire un giro (controllare che i documenti siano rientrati, controllare e registrare incassi e vuoti resi) è di 1,8 minuti per documento.
- La maggior parte delle Aziende, pur riconoscendone l’importanza, rinuncia al controllo (inventario) dei vuoti effettivamente scaricati a piazzale, prendendo per buoni quelli annotati sui documenti (peraltro in tal modo salta anche il controllo di quadratura tra i vuoti annotati sul documento e quelli effettivamente registrati a sistema)
- Ignorando i costi di stampa (toner e carta) e quelli di controllo dei vuoti scaricati a piazzale, ipotizzando un costo annuale lordo per l’azienda di circa 30.000€ (è stato calcolato partendo da un costo netto di 1.200€ per 14 mensilità considerando tutti gli oneri aziendali) si ottiene un costo giornaliero di 115€ (calcolato per 260 giorni lavorativi). A fronte di una media di 23.237 documenti, il costo di questo passaggio è di circa 10.500€, ossia 0,45 € a documento.
- Automatizzando i processi con l’utilizzo della tecnologia mobile, il costo scende a 0,13 €. Come è facile immaginare, considerando i costi di produzione e archiviazione documenti, la forbice aumenta sensibilmente (0,45 € + x; 0,13 + y).
Obiettivi
- Disporre di dati aggiornati in tempo reale
- Disporre di un sistema di controllo stato avanzamento consegne
- Disporre di un accesso elettronico a tutta la documentazione
- Abbattere drasticamente gli errori e i tempi di lavorazione documenti
- Abbattere drasticamente il consumo di carta e toner
Soluzione
- L’Autista esce con una sola copia documento
- Registra i resi vuoti e pieni e gli incassi direttamente sullo smart phone
- I clienti firmano digitalmente i documenti (completati con i resi e gli incassi)
- Registrazioni e documenti vengono automaticamente inviati alla sede per l’aggiornamento automatico del data base e dell’archivio elettronico
- Vengono automaticamente inviati i documenti alla email del cliente
- Tutti i controlli di sede possono essere fatti accedendo direttamente al formato PDF dei documenti
- Lo stato avanzamento dei giri può essere controllato in tempo reale tramite Google Maps
- Al rientro dei mezzi vengono automaticamente prodotte le distinte incasso e l’inventario dei resi vuoti e pieni scaricati a piazzale
- Orario di consegna, incassi, resi, KM, vengono automaticamente archiviati per le statistiche
Altri vantaggi
- E’ possibile tenere a bordo una consegna rimandata
- Lungo il tragitto, è possibile spostare una consegna da un mezzo all’altro
- E’ possibile incassare i documenti scaduti
- E’ possibile registrare l’inventario dei vuoti in carico ai clienti
- E’ possibile sostituire gli archivi cartacei con la conservazione sostitutiva
